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濟南華聯商廈集團



導讀:互聯網行業的迅猛發展給傳統零售業帶來了前所未有的沖擊,在遭此壓力的外部環境下,作為濟南商業翹楚的濟南華聯商廈集團為適應新形勢新變化,在持續加強運營和管理能力的同時引入了萬戶OA協同辦公平臺,以支撐集團的高速發展以及新店擴張戰略的實施。


    公司介紹


    濟南華聯商廈集團股份有限公司,是全國華聯商廈集團成員單位,全國百強商貿企業之一。自199596日二期擴建工程竣工以來,公司堅持竭盡全力,追求卓越的企業精神,與時俱進,不斷創新。目前集團公司總經營面積近50萬平方米,擁有傳統高雅的華聯商廈、休閑時尚的嘉華購物廣場、定位社區的新華聯購物廣場、便利平價優質的華聯超市、小而美的華聯鮮超便利店以及獨具品位的華聯大酒店,集購物、休閑、餐飲、娛樂、住宿為一體,2015年實現銷售83.9億元,利稅總額過2億元,蟬聯市屬商企冠軍,名列全國大型零售企業排名第26位。

    濟南華聯集團擁有華聯商廈、嘉華購物廣場、新華聯購物廣場3家大型百貨店,超市嘉華店、廣場店、舜耕山莊店、東方家園店等23家超市門店,40余家便利店及1家大酒店,在雄踞濟南槐蔭區的同時,成功進駐濟南市中區、歷下區、天橋區、歷城區、章丘市等區域,成為濟南市門店數量較多、網點分布較廣的大型商業集團。


    項目背景


    近年來,互聯網行業的迅猛發展給傳統零售業帶來了前所未有的沖擊,在遭此壓力的外部環境下,作為濟南商業翹楚的濟南華聯商廈集團也在主動調整自己,不過仍舊是堅持以實體為主,不斷豐富自己的業態外,此外,站在時代風口上的濟南華聯商廈集團也持續加強運營和管理能力,以支撐集團的高速發展以及新店擴張戰略的實施。

    與此同時,集團已有的辦公自動化系統越來越落后于目前的管理需求,此套系統只能進行簡單的流程審批,不能滿足商場連鎖經營多模式、多地域的業務發展需求,如異地分店的工作流程無法在網上流轉,增加運行成本;內部溝通能力弱,不能有效提高內部的運作效率;公司快速擴張,集團的管理制度和方法不能快速、穩定的傳到分店……等問題。

    鑒于集團常規發展和持續優化的需求,濟南華聯商廈集團需要建設一個統一的、開放的以及能夠實現集團(包括各個子公司、總部、分店)內部流程管控和高效運轉的協同辦公平臺。因此,2014年,濟南華聯商廈集團管理層決定以萬戶OA替換原先OA系統。


    特色應用


    對此,以濟南華聯商廈集團內部協同辦公應用為主,以集團總部、百貨總部、超市總部三家單位為試點應用,并逐步推廣到整個集團,萬戶網絡為其建設了一套集中部署、統一管理、覆蓋全集團各單位的協同辦公系統,近兩年的系統應用效果顯著,很好的滿足集團內部協同辦公、門戶管理、信息發布、知識共享、流程管控、即時通訊、項目管理、移動辦公等需求。


    流程多級分類,流程管理更精細化


    一直以來,濟南華聯商廈集團對公司內部流程的流轉與執行都比較重視,雖然之前OA系統具備流程管理功能,但仍然存在不足之處,比如表單數據不規范、流程審批環節復雜、流程審批重復等問題,嚴重影響了流程辦理的效率。對此,在本項目中,濟南華聯商廈特成立了流程管理部以配合項目實施。

    濟南華聯商廈集團對OA流程的應用,一方面體現在對原先老OA系統流程的優化和梳理上,前后共建流程338個,比如百貨類流程、超市類流程、結算類流程等。流程的應用使文檔、信息或者任務按照一定的過程規則進行流轉,實現了組織成員間的協同工作以達到業務的整體目標。另外,通過工作流管理使用戶的工作流程透明化、自動化,管理層可以全面把握各種工作的執行情況,了解和分析任務的狀態。

    另一方面,由于流程多達300,用戶查找多有不便,在流程管理模塊搭建中,實現了對流程的多級分類管理。即按照集團流程構架模式,根據不同業務內容,將流程分類分級分層,從而能夠更精確定位所要發起的流程,方便用戶查找和使用,提高工作效率的同時也利于企業流程的推進。



    整合報表、即時通訊、ERP


    帆軟報表整合:通過抓取系統內各類流程的數據進行前端展示,對重要數據進行同比、環比和穿透性分析,采用多方式、多維度的展示方式,為集團領導的行為決策提供數據支撐。報表中包括日常行政辦公、財務、審計、營運、物業等流程的數據,截止目前已建設180張報表。



    OCS整合:為了使集團員工更專注于工作,濟南華聯商廈集團的OA系統在內網中部署,但在內網環境中辦公也使日常辦公存在溝通不暢通的問題。在此情況下,濟南華聯商廈集團將OA系統與及時通訊OCS做了整合,不僅極大地方便了在內網環境下進行工作溝通交流,而且通過消息提醒功能,點擊消息提醒中的鏈接即可自動進入相應的業務流程處理節點中。


    ERP整合:濟南華聯商廈OA系統與ERP的整合主要做了兩部分,一部分是主數據整合,如OA系統對ERP系統中產品、物料數據的共享;另一部分是交易數據整合,如采購單在OA系統中完成審批,之后采購數據自動傳到ERP系統中入庫。


    物品采價管理,有效控制采購費用


    濟南華聯商廈集團旗下主要是購物廣場和超市,超市日常主要涉及到的是零售商品的采購和入庫。在沒有啟用萬戶OA系統之前,都是用ERP系統進行物品采購申請,每次進行采購前,采購人員都需要對采購內容和費用進行對比,之后審批結果交付給領導進行審核。每次物品采購前的采價對比不僅費時費力,而且效率不高。物品采價管理,有效控制采購費用。


    此外,當物品申請通過后,會有商品入庫單、入庫數量和實際價格,實際價格將變為歷史價格并為以后采購做比價數據依據。



    對多項目進行動態實時管控


    濟南華聯商廈集團每年會有許多或大或小的項目,大到建百貨超市,小到電子監控項目等。在項目中,難免存在任務分類不明確、任務規則不清晰的問題,不知道其它成員的工作完成狀況,項目經常延期;需要得到其它成員的協作時卻遲遲得不到回復,以及任務線下的匯報方式使項目周期拖延,浪費人力物力。


    通過在OA系統中建立項目管理功能,以項目目標為源頭,構建以制定工作計劃、分配工作任務、進行工作匯報、監督工作、建立工作任務績效評估為環節的多單元協同管理模式,通過標準化的單據、規范化的流程實現業務執行過程的控制,有效防止業務漏洞,并且在業務執行過程中實施對各項業務進行預警,真正實現項目動態控制,對項目進行全面跟蹤和動態預測,并且領導也能時刻監看項目進度和任務滯后環節,從而督促項目嚴格按時完成。


    移動evo,滿足移動化辦公剛性需求


    商場連鎖經營,辦公場所分散、多地域的業務發展模式,使濟南華聯商廈對移動化辦公具有很強的剛性需求。

    對此,萬戶網絡以多重安全策略為保障,為濟南華聯商廈集團部署了簡單、安全、集成化、平臺化的移動辦公平臺——萬戶evo。此款移動evoPCOA系統功能無縫遷移到手機端,讓用戶不論在什么樣的辦公環境,都可以把辦公業務裝入自己的手機中,隨時隨地的接入知識獲取、流程審批、即時通信、收發郵件、查看會議等工作,真正做到24小時移動互聯。更重要的是,原來必須要在辦公室內在電腦旁邊才能處理的業務,如今通過移動OA,就可以在任何時間任何地點進行處理。



 

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